Vous pouvez rapidement importer certaines des données principales, telles que par exemple. produits, ou des quantités d'inventaire en compilant des fichiers CSV, XLS ou XLSX. Pour ce faire depuis le menu principal sélectionnez Paramètres -> Importation de données .
Cet écran, initialement vide, affichera, suivant les opérations, un historique des importations précédentes, divisé par lignes.
Pour procéder à l'importation d'un nouveau fichier, appuyez sur le bouton en bas de l'écran.
Voyons ci-dessous ce que les éléments individuels affichés à l'écran indiquent :
| Type d'importation | Vous permet de choisir le type d'articles à importer (actuellement PRODUCTS ou STOCK MOVEMENTS , mais plus d'options seront disponibles avec les futures versions de Scloby) |
| Source d'importation |
Pour le moment, l'importation n'est exécutable qu'à partir de fichiers, mais plus d'options peuvent être disponibles avec les futures versions de Scloby |
| Permet de choisir le fichier que vous souhaitez importer | |
| Séparateur décimal | Vérifiez si le séparateur décimal est correctement défini. En Italie et dans la majeure partie de l'Europe, la virgule est utilisée comme séparateur décimal (par exemple : 1.234.567,89), mais considérez que les fichiers exportés à partir d'autres systèmes de gestion pourraient utiliser le point. |
| Type de fichier |
Les formats suivants sont pris en charge :
|
Dans le cas de fichiers CSV, il vous sera demandé de sélectionner des informations supplémentaires.
Voyons ci-dessous les deux types de séparation :
SÉPARER PAR VALEURS
Il est important de choisir le "Séparateur de colonne" entre les données et les symboles qui entourent les données, indiqué par l'entrée "Délimiteur de chaîne".
Voyons quelques cas d'utilisation courants. Au cours des exemples, nous avons supposé que le chargement des produits se faisait à partir d'un fichier CSV avec les données NOM, Prix1 et TAUX DE TVA :
|
CHAÎNE CHARGÉE |
SÉPARATEUR |
DÉLIMITEUR |
|
Nom, prix1, taux de TVA |
virgule |
Non fermé |
|
Prénom; prix1 ; Taux d'imposition |
Point-virgule |
Non racké |
|
Nom du prix1 Taux de TVA |
Tabulation |
Non fermé |
|
"Nom", "prix1", "taux de TVA" |
Virgule |
Guillemets |
|
Nom,prix, Taux de TVA |
Virgule |
Sommet |
NB En cas d'export de données déjà présentes sur Scloby, au format .CSV, le séparateur et le délimiteur seront définis automatiquement lors de l'import, conservez donc la séparation par valeurs, comme défini dans l'image ci-dessus. Pour plus de détails sur l'exportation de données, voir aussi Introduction au module Produits
LARGEUR FIXE
Un fichier texte à largeur fixe est un fichier ASCII (généralement avec l'extension .TXT) dans lequel chaque champ a une taille et une position bien définies sur la ligne. Pour comprendre comment cela fonctionne, essayons de créer un filtre appelé Importer des CLIENTS à partir de fichiers texte à largeur fixe. Voici un exemple:
Raison sociale Ville Pays Pays Téléphone FAX
PEROZZI GIORGIO CESENA FC IT 0547-111111 0547-234343
NECCHI GUIDO RIMINI RN IT 0541-222222 0541-342343
Le champ du nom de l'entreprise comporte 21 caractères, le lieu 13 caractères, la province 7 caractères, le pays 6 caractères, le téléphone 15 caractères et le télécopieur 11 caractères. Par conséquent nous allons fixer les séparations suivantes : 21 ; 13 ; 7 ; 6 ; 15 ; 11
Une fois que vous avez choisi le type de fichier à importer, sélectionnez en haut à droite pour continuer. L'importation de produits et l' importation de mouvements de stocks seront expliquées en détail ci-dessous.
PRODUITS D'IMPORTATION
L'écran qui s'affiche lorsque l'importation est confirmée est divisé en quatre colonnes. Voyons ce qu'ils représentent ci-dessous :
| Colonne | Le numéro de la colonne correspondante sur le fichier |
| Nom de colonne | Nom attribué à la colonne dans le fichier. Il peut être défini de manière autonome lors de la compilation du fichier. En cas d'export du fichier depuis Scloby, les valeurs seront prédéterminées sur le CSV. Voir aussi le module Présentation des produits |
| Exemple | La valeur rapportée dans la première ligne du fichier. Fournit un aperçu des valeurs qui seront importées |
| Valeur scloby | La valeur à associer manuellement lors de la phase d'import et qui doit correspondre au NOM DE COLONNE précédemment attribué lors de la compilation du fichier. Dans ce cas également, si le fichier est importé suite à un précédent export depuis Scloby, les champs seront associés automatiquement. Voir aussi le module Présentation des produits |
Dans l'exemple illustré dans l'image ci-dessus, une importation typique d'une liste de prix est représentée. Les valeurs mises en évidence sont celles obligatoires (nom du produit, taux de TVA et prix principal), cela signifie qu'elles seraient suffisantes pour une importation très basique.
Pour une meilleure compréhension, à la fin de ce guide, le fichier utilisé pour cet exemple, appelé "Importation simple de produit", est joint. Il peut être utilisé comme fichier de référence pour votre propre importation.
En option, il est également possible d'indiquer la clé primaire à utiliser, ce qui n'est utile que si vous avez l'intention de mettre à jour les données personnelles déjà présentes dans Scloby.
En cas de nouveaux éléments, vous pouvez ignorer ce point.
Si l'un des éléments importés est déjà présent, il est possible de décider du comportement à suivre selon les options proposées dans le champ "En cas d'élément déjà existant" :
Une fois ces étapes réalisées, appuyez sur en haut à droite pour continuer.
À l'étape suivante, vous êtes invité à nommer l'importation.
Après avoir saisi les données obligatoires, vous pouvez continuer en sélectionnant à nouveau . À ce stade, l'importation des données commencera.
Cet écran est également divisé en colonnes, voyons ci-dessous ce que représente chaque élément :
| L'état | La progression de l'opération est indiquée. L'icône |
| Prénom | Le nom fourni dans l'opération immédiatement précédente |
| Exécution | Date et heure d'exécution du processus |
| Mec | Le type d'importation effectuée (par exemple, produits ou stocks d'entrepôt) |
| Éléments | Nombre d'éléments présents dans la liste importée |
| Importé | Éléments chargés avec succès |
| les erreurs | Éléments non importés en raison d'erreurs de compilation |
L'icône à droite de la ligne permet d'accéder à une série d'options supplémentaires.
Chaque fonction est expliquée en détail ci-dessous :
| Téléchargement d'origine | Permet de télécharger le fichier initialement importé |
| Erreurs de téléchargement | Il donne la possibilité de vérifier quelles erreurs ont été signalées lors de la phase d'importation. Un fichier au format CSV contiendra la description des mauvais produits et leurs raisons |
| Télécharger le journal technique | Un rapport utile pour l'assistance en cas d'erreurs d'une importance particulière |
| Dupliquer | Il permet de revenir à la phase d'import du fichier en conservant les caractéristiques de l'import précédent. Utile après correction du document. Dans ce cas l'association avec les valeurs Scloby sera maintenue |
Pour avoir une idée générale d'une importation plus complexe, le fichier intitulé "Importation de produits articulés" est joint à ce guide, qui contient quelques exemples de produits avec une série d'informations facultatives. Sur le deuxième onglet du même fichier, il y aura une brève description de tous les champs qui peuvent être associés sur Scloby, leurs caractéristiques et des liens vers les guides associés pour plus d'informations.
IMPORTATION DES MOUVEMENTS DE STOCKS
Dans ce deuxième cas, les valeurs d'importation obligatoires sont le SKU (éventuellement l'ID du produit) et les quantités à modifier. Concernant cette dernière donnée, la manutention effectuée consiste en un chargement ou un déchargement par rapport au stock actuel. Par conséquent la quantité sera ajoutée si la valeur rapportée dans le fichier est positive, soustraite si la quantité est négative (par exemple -60).
Toujours pour ce deuxième type d'importation, à la fin de ce guide, le fichier utilisé pour l'exemple présenté dans l'image ci-dessus est joint, appelé "Importation de mouvement simple".
Les opérations à suivre pour compléter le processus sont identiques à celles décrites ci-dessus pour l' importation des produits .