Importation de données

Vous pouvez rapidement importer certaines des données principales, telles que par exemple. produits, ou des quantités d'inventaire en compilant des fichiers CSV, XLS ou XLSX. Pour ce faire depuis le menu principalmenu.png sélectionnez Paramètres -> Importation de données .

Main_Screen.png

Cet écran, initialement vide, affichera, suivant les opérations, un historique des importations précédentes, divisé par lignes.

Pour procéder à l'importation d'un nouveau fichier, appuyez sur le bouton Screen_2021-01-27_at_12.11.26.png en bas de l'écran.

new_import.png

Voyons ci-dessous ce que les éléments individuels affichés à l'écran indiquent :

Type d'importation Vous permet de choisir le type d'articles à importer (actuellement PRODUCTS ou STOCK MOVEMENTS , mais plus d'options seront disponibles avec les futures versions de Scloby)
Source d'importation

Pour le moment, l'importation n'est exécutable qu'à partir de fichiers, mais plus d'options peuvent être disponibles avec les futures versions de Scloby

choisir.png Permet de choisir le fichier que vous souhaitez importer
Séparateur décimal Vérifiez si le séparateur décimal est correctement défini. En Italie et dans la majeure partie de l'Europe, la virgule est utilisée comme séparateur décimal (par exemple : 1.234.567,89), mais considérez que les fichiers exportés à partir d'autres systèmes de gestion pourraient utiliser le point.
Type de fichier

Les formats suivants sont pris en charge :

  • Excel version 97 à 2003 (extension .xsl)
  • Excel de la version 2007 à 365 (extension .xlsx)
  • Séparateur ou fichier texte à largeur fixe (extension .csv)

Dans le cas de fichiers CSV, il vous sera demandé de sélectionner des informations supplémentaires.

import_csv.png

Voyons ci-dessous les deux types de séparation :

 

SÉPARER PAR VALEURS

Il est important de choisir le "Séparateur de colonne" entre les données et les symboles qui entourent les données, indiqué par l'entrée "Délimiteur de chaîne".

Voyons quelques cas d'utilisation courants. Au cours des exemples, nous avons supposé que le chargement des produits se faisait à partir d'un fichier CSV avec les données NOM, Prix1 et TAUX DE TVA :

CHAÎNE CHARGÉE

SÉPARATEUR

DÉLIMITEUR

Nom, prix1, taux de TVA

virgule

Non fermé

Prénom; prix1 ; Taux d'imposition

Point-virgule

Non racké

Nom du prix1 Taux de TVA

Tabulation

Non fermé

"Nom", "prix1", "taux de TVA"

Virgule

Guillemets

Nom,prix, Taux de TVA

Virgule

Sommet

NB En cas d'export de données déjà présentes sur Scloby, au format .CSV, le séparateur et le délimiteur seront définis automatiquement lors de l'import, conservez donc la séparation par valeurs, comme défini dans l'image ci-dessus. Pour plus de détails sur l'exportation de données, voir aussi Introduction au module Produits

 

LARGEUR FIXE

Un fichier texte à largeur fixe est un fichier ASCII (généralement avec l'extension .TXT) dans lequel chaque champ a une taille et une position bien définies sur la ligne. Pour comprendre comment cela fonctionne, essayons de créer un filtre appelé Importer des CLIENTS à partir de fichiers texte à largeur fixe. Voici un exemple:

Raison sociale Ville Pays Pays Téléphone FAX
PEROZZI GIORGIO CESENA FC IT 0547-111111 0547-234343
NECCHI GUIDO RIMINI RN IT 0541-222222 0541-342343

Le champ du nom de l'entreprise comporte 21 caractères, le lieu 13 caractères, la province 7 caractères, le pays 6 caractères, le téléphone 15 caractères et le télécopieur 11 caractères. Par conséquent nous allons fixer les séparations suivantes : 21 ; 13 ; 7 ; 6 ; 15 ; 11

 

Une fois que vous avez choisi le type de fichier à importer, sélectionnez Écran_2021-01-27_at_12.14.11.png en haut à droite pour continuer. L'importation de produits et l' importation de mouvements de stocks seront expliquées en détail ci-dessous.

 

PRODUITS D'IMPORTATION

Exporter_4.png

L'écran qui s'affiche lorsque l'importation est confirmée est divisé en quatre colonnes. Voyons ce qu'ils représentent ci-dessous :

Colonne Le numéro de la colonne correspondante sur le fichier
Nom de colonne Nom attribué à la colonne dans le fichier. Il peut être défini de manière autonome lors de la compilation du fichier. En cas d'export du fichier depuis Scloby, les valeurs seront prédéterminées sur le CSV. Voir aussi le module Présentation des produits
Exemple La valeur rapportée dans la première ligne du fichier. Fournit un aperçu des valeurs qui seront importées
Valeur scloby La valeur à associer manuellement lors de la phase d'import et qui doit correspondre au NOM DE COLONNE précédemment attribué lors de la compilation du fichier. Dans ce cas également, si le fichier est importé suite à un précédent export depuis Scloby, les champs seront associés automatiquement. Voir aussi le module Présentation des produits

Dans l'exemple illustré dans l'image ci-dessus, une importation typique d'une liste de prix est représentée. Les valeurs mises en évidence sont celles obligatoires (nom du produit, taux de TVA et prix principal), cela signifie qu'elles seraient suffisantes pour une importation très basique.

Pour une meilleure compréhension, à la fin de ce guide, le fichier utilisé pour cet exemple, appelé "Importation simple de produit", est joint. Il peut être utilisé comme fichier de référence pour votre propre importation.

En option, il est également possible d'indiquer la clé primaire à utiliser, ce qui n'est utile que si vous avez l'intention de mettre à jour les données personnelles déjà présentes dans Scloby.

Clé_primaire.png

En cas de nouveaux éléments, vous pouvez ignorer ce point.

Si l'un des éléments importés est déjà présent, il est possible de décider du comportement à suivre selon les options proposées dans le champ "En cas d'élément déjà existant" :

Dans_case_of_elements .... png

Une fois ces étapes réalisées, appuyez sur Écran_2021-01-27_at_12.14.11.png en haut à droite pour continuer.

À l'étape suivante, vous êtes invité à nommer l'importation.

nom.png
Après avoir saisi les données obligatoires, vous pouvez continuer en sélectionnant à nouveau Écran_2021-01-27_at_12.14.11.png . À ce stade, l'importation des données commencera.

horaire.png

Cet écran est également divisé en colonnes, voyons ci-dessous ce que représente chaque élément :

L'état La progression de l'opération est indiquée. L'icône course_update.png indique que le processus est toujours en cours, une fois terminé il sera remplacé par confirmer.png
Prénom Le nom fourni dans l'opération immédiatement précédente
Exécution Date et heure d'exécution du processus
Mec Le type d'importation effectuée (par exemple, produits ou stocks d'entrepôt)
Éléments Nombre d'éléments présents dans la liste importée
Importé Éléments chargés avec succès
les erreurs Éléments non importés en raison d'erreurs de compilation

L'icône menu_prodotto_1.png à droite de la ligne permet d'accéder à une série d'options supplémentaires.

sub_menu.png

Chaque fonction est expliquée en détail ci-dessous :

Téléchargement d'origine Permet de télécharger le fichier initialement importé
Erreurs de téléchargement Il donne la possibilité de vérifier quelles erreurs ont été signalées lors de la phase d'importation. Un fichier au format CSV contiendra la description des mauvais produits et leurs raisons
Télécharger le journal technique Un rapport utile pour l'assistance en cas d'erreurs d'une importance particulière
Dupliquer Il permet de revenir à la phase d'import du fichier en conservant les caractéristiques de l'import précédent. Utile après correction du document. Dans ce cas l'association avec les valeurs Scloby sera maintenue

Pour avoir une idée générale d'une importation plus complexe, le fichier intitulé "Importation de produits articulés" est joint à ce guide, qui contient quelques exemples de produits avec une série d'informations facultatives. Sur le deuxième onglet du même fichier, il y aura une brève description de tous les champs qui peuvent être associés sur Scloby, leurs caractéristiques et des liens vers les guides associés pour plus d'informations.

IMPORTATION DES MOUVEMENTS DE STOCKS

Import_movimenti_evidenza.png

Dans ce deuxième cas, les valeurs d'importation obligatoires sont le SKU (éventuellement l'ID du produit) et les quantités à modifier. Concernant cette dernière donnée, la manutention effectuée consiste en un chargement ou un déchargement par rapport au stock actuel. Par conséquent la quantité sera ajoutée si la valeur rapportée dans le fichier est positive, soustraite si la quantité est négative (par exemple -60).

Toujours pour ce deuxième type d'importation, à la fin de ce guide, le fichier utilisé pour l'exemple présenté dans l'image ci-dessus est joint, appelé "Importation de mouvement simple".

Les opérations à suivre pour compléter le processus sont identiques à celles décrites ci-dessus pour l' importation des produits .

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