PPuede importar rápidamente algunos de los datos principales, como p. productos o cantidades de inventario compilando archivos CSV, XLS o XLSX. Para ello desde el menú principal seleccione Configuración -> Importación de datos.
Esta pantalla, inicialmente vacía, mostrará, siguiendo las operaciones, un historial de importaciones anteriores, dividido por líneas.
Para continuar con la importación de un nuevo archivo, presione el botón en la parte inferior de la pantalla.
Veamos a continuación lo que indican los elementos individuales que se muestran en la pantalla:
| Tipo de importación | Le permite elegir qué tipo de elementos importar (actualmente PRODUCTOS o MOVIMIENTOS DE EXISTENCIAS , pero habrá más opciones disponibles con futuras versiones) |
| Fuente de importación |
Por el momento, la importación solo se puede ejecutar desde archivos, pero es posible que haya más opciones disponibles con futuras versiones. |
| Le permite elegir el archivo que desea importar | |
| Separador decimal | Compruebe si el separador decimal está configurado correctamente. En Italia y en la mayor parte de Europa se utiliza la coma como separador decimal (p. ej.: 1.234.567,89), pero tenga en cuenta que los archivos exportados desde otros sistemas de gestión podrían utilizar el punto. |
| Tipo de archivo |
Se admiten los siguientes formatos:
|
En el caso de los archivos CSV, se le pedirá que seleccione información adicional.
Veamos a continuación los dos tipos de separación:
SEPARAR POR VALORES
Es importante elegir el "Separador de columna" entre los datos y cualquier símbolo que encierre los datos, indicado por la entrada "Delimitador de cadena".
Veamos algunos casos de uso comunes. NEn los ejemplos hemos supuesto que la carga de los productos se realiza desde un archivo CSV con los datos NOMBRE, PRECIO1 y TASA DE IVA:
|
CUERDA CARGADA |
SEPARADOR |
DELIMITADOR |
|
Nombre, precio1, tipo de IVA |
coma |
no incluido |
|
Nombre de pila; precio1; Tasa de impuesto |
Punto y coma |
no atormentado |
|
Nombre del precio1 Tasa de IVA |
Tabulación |
no incluido |
|
“Nombre”, “precio1”, “tasa de IVA |
Coma |
Comillas |
|
'Nombre', 'precio1', 'tasa de IVA' |
Coma |
Apéndice |
NB En caso de exportar datos ya presentes en la aplicación, en formato .CSV, el separador y el delimitador se establecerán automáticamente al importar, por lo tanto, mantenga la separación por valores, como se establece en la imagen de arriba. Para obtener más detalles sobre la exportación de datos, consulte también Introducción al módulo Productos
ANCHO FIJO
Un archivo de texto de ancho fijo es un archivo ASCII (generalmente con la extensión .TXT) en el que cada campo tiene un tamaño y una posición bien definidos en la línea. Para entender cómo funciona, intentemos crear un filtro llamado Importar CLIENTES desde archivos de texto de ancho fijo. Aquí hay un ejemplo:
Nombre de la empresa .... .... .... Ciudad ... País .... País .... Teléfono FAX... ...
PEROZZI GIORGIO CESENA FC IT 0547-111111 0547-234343
NECCHI GUIDO RIMINI RN IT 0541-222222 0541-342343
El campo del nombre de la empresa tiene 21 caracteres de ancho, ubicación 13 caracteres, provincia 7 caracteres, país 6 caracteres, teléfono 15 caracteres y fax 11 caracteres. En consecuencia vamos a establecer las siguientes separaciones: 21; 13; 7; 6; 15; 11
Una vez que haya elegido el tipo de archivo a importar, seleccione arriba a la derecha para continuar. Tanto la importación de productos, como laiimportación de movimientos de inventario.se explicarán en detalle a continuación.
PRODUCTOS DE IMPORTACIÓN
La pantalla que se muestra cuando se confirma la importación se divide en cuatro columnas. Veamos qué representan a continuación:
| Columna | El número de la columna correspondiente en el archivo. |
| Nombre de la columna | El nombre asignado a la columna en el archivo. Se puede definir de forma autónoma al compilar el archivo. En caso de exportar el archivo desde Scloby, los valores estarán predeterminados en el CSV. Ver también Introducción al módulo Productos |
| Ejemplo | El valor informado en la primera línea del archivo. Proporciona una vista previa de los valores que se importarán |
| valor de la aplicación | El valor a asociar manualmente durante la fase de importación y que debe corresponder al NOMBRE DE LA COLUMNA previamente asignado durante la compilación del archivo. También en este caso, si el archivo se importa después de una exportación previa desde la aplicación, los campos se asociarán automáticamente. Ver también Introducción al módulo Productos |
En el ejemplo que se muestra en la imagen de arriba, se representa una importación típica de una lista de precios. Los valores resaltados son los obligatorios (nombre del producto, tasa de IVA y precio principal), esto quiere decir que serían suficientes para una importación muy básica.
Para una mayor comprensión, al final de esta guía, encontrará adjunto el archivo utilizado para este ejemplo, llamado "Importación simple de productos". Se puede utilizar como archivo de referencia para su propia importación.
Opcionalmente, también es posible indicar la clave principal que se utilizará, lo que solo es útil si tiene la intención de actualizar los datos personales que ya están presentes en la aplicación.
En caso de elementos nuevos puede saltarse este punto.
Si alguno de los elementos importados ya está presente, es posible decidir el comportamiento a seguir según las opciones propuestas en el campo "En caso de elemento ya existente":
Una vez completados estos pasos, presione arriba a la derecha para continuar.
En el siguiente paso, se le pide que asigne un nombre a la importación.
Habiendo ingresado los datos obligatorios, puede continuar seleccionando nuevamente . En este punto comenzará la importación de datos.
Esta pantalla también está dividida en columnas, veamos a continuación lo que representa cada elemento:
| Expresar | Se indica el progreso de la operación. El icono |
| Nombre | El nombre proporcionado en la operación inmediatamente anterior. |
| Ejecución | Fecha y hora en que se realizó el proceso |
| Tipo | El tipo de importación realizada (por ejemplo, productos o existencias en almacén) |
| Elementos | Número de elementos presentes en la lista importada |
| Importado | Artículos cargados con éxito |
| errores | Elementos no importados debido a errores de compilación |
El icono a la derecha de la línea le permite acceder a una serie de opciones adicionales.
Cada función se explica en detalle a continuación:
| Descarga original | Le permite descargar el archivo importado originalmente |
| Errores de descarga | Da la posibilidad de verificar qué errores se informaron durante la fase de importación. Un archivo en formato CSV contendrá la descripción de los productos incorrectos y sus razones |
| Descargar ficha técnica | Un informe útil para ayudar en caso de errores especialmente graves |
| Duplicar | Le permite volver a la fase de importación de archivos, manteniendo las características de la importación anterior. Útil después de corregir el documento. En este caso se mantendrá la asociación con los valores de la aplicación. |
Para tener una idea general de una importación más compleja, se adjunta a esta guía el archivo denominado “Importación de productos articulados”, que contiene algunos productos de muestra con una serie de información opcional. En la segunda pestaña de la misma ficha habrá una breve descripción de todos los campos que se pueden asociar, sus características y enlaces a las guías asociadas para ampliar la información.
IMPORTACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ALMACEN
En este segundo caso, los valores de importación obligatorios son el SKU (posiblemente el ID del producto) y las cantidades a cambiar. Respecto a este último dato, la manipulación realizada prevé una carga o descarga respecto al stock actual. Por lo tanto, la cantidad se sumará si el valor informado en el archivo es positivo, se restará si la cantidad es negativa (por ejemplo, -60).
También para este segundo tipo de importación, al final de esta guía, se adjunta el archivo utilizado para el ejemplo que se muestra en la imagen superior, denominado "Importación de movimiento simple".
Las operaciones a seguir para completar el proceso son idénticas a las descritas anteriormente para la importación de productos .