Puoi importare rapidamente alcuni dei dati principali, quali ad es. prodotti, o quantità di magazzino tramite la compilazioni di file CSV, XLS o XLSX. Per farlo dal menù principale seleziona Impostazioni -> Importazione dati.
Questa schermata, inizialmente vuota, riporterà a seguito delle operazioni, uno storico delle importazioni precedenti, suddivise per righe.
Per procedere all’importazione di un nuovo file, premi il bottone in fondo alla schermata.
Vediamo di seguito cosa indicano le singole voci riportate nella schermata:
| Tipo importazione | Permette di scegliere che tipo di elementi importare. |
| Sorgente importazione |
Al momento l'importazione è eseguibile solo da file, ma potrebbero essere disponibili ulteriori opzioni con le versioni future dell'applicazione. |
| Permette di scegliere il file che si desidera importare | |
| Separatore decimali | Verifica se il separatore dei decimali è impostato correttamente. In Italia ed in gran parte dell'Europa si usa la virgola come separatore decimale (es.: 1.234.567,89), ma considera che file esportati da altri gestionali potrebbero utilizzare il punto. |
| Tipo file |
Sono supportati i seguenti formati:
|
Nel caso di file CSV sarà richiesto selezionare alcune informazioni aggiuntive.
Vediamo di seguito le due tipologie di separazione:
SEPARATI DA VALORI
È importante scegliere il "Separatore di colonna" tra i dati e gli eventuali simboli che racchiudono i dati stessi, indicati dalla voce "Delimitatore di stringa".
Vediamo qualche caso di uso comune. Negli esempi abbiamo ipotizzato che il caricamento dei prodotti venga effettuato da un file CSV con i dati NOME, PREZZO1 e ALIQUOTA IVA:
|
STRINGA CARICATA |
SEPARATORE |
DELIMITATORE |
|
Nome, prezzo1, aliquota IVA |
virgola |
Non racchiusi |
|
Nome; prezzo1; aliquota IVA |
Punto e virgola |
Non racchusi |
|
Nome prezzo1 aliquota IVA |
Tabulazione |
Non racchiusi |
|
“Nome”, “prezzo1”, “aliquota IVA |
Virgola |
Virgolette |
|
‘Nome’, ‘prezzo1’, ‘aliquota IVA’ |
Virgola |
Apice |
N.B. In caso di esportazione di dati in formato CSV effettuata dall'applicazione, durante la fase di importazione, separatore e delimitatore verranno impostati automaticamente, pertanto mantieni la separazione per valori, così come impostata nell'immagine sopra. Per maggiori dettagli in merito all'esportazione dei dati consulta anche Introduzione al modulo Prodotti
LARGHEZZA FISSA
Per file di testo a larghezza fissa si intende un file ASCII (solitamente con estensione .TXT) in cui ogni campo ha una dimensione ed una posizione sulla linea ben definita. Per capire il funzionamento proviamo a creare un filtro chiamato Import CLIENTI da file di testo a larghezza fissa. Di seguito un esempio:
Ragione sociale Località Prov Naz Telefono FAX
PEROZZI GIORGIO CESENA FC IT 0547-111111 0547-234343
NECCHI GUIDO RIMINI RN IT 0541-222222 0541-342343
Il campo ragione sociale è largo 21 caratteri, località 13 caratteri, provincia 7 caratteri, nazione 6 caratteri, telefono 15 caratteri e fax 11 caratteri. Di conseguenza andremo ad impostare come separazioni le seguenti: 21;13;7;6;15;11
Una volta scelta la tipologia di file da importare seleziona in alto a destra per proseguire. Di seguito verranno spiegate nel dettaglio sia l'importazione prodotti, che l'importazione dei movimenti di magazzino.
IMPORTAZIONE PRODOTTI
La scherma visualizzata alla conferma dell'importazione è suddivisa in quatto colonne. Vediamo di seguito cosa rappresentano:
| Colonna | Il numero della colonna corrispondente sul file |
| Nome colonna | Il nome assegnato alla colonna sul file. Può essere definito in modo autonomo in fase di compilazione del file. In caso di esportazione dei dati preimpostati sull'applicazione, i valori saranno predeterminati sul CSV. Vedi anche Introduzione al modulo Prodotti |
| Esempio | Il valore riportato nella prima riga del file. Fornisce un'anteprima dei valori che verranno importati |
| Valore | Il valore da associare manualmente in fase di importazione e che dovrà corrispondere al NOME COLONNA assegnato precedentemente in fase di compilazione del file. Anche in questo caso se il file viene importato a seguito di una precedente esportazione da app, i campi verranno associati automaticamente. Vedi anche Introduzione al modulo Prodotti |
Nell'esempio riportato nell'immagine sopra, è rappresentata un'importazione tipica di un listino. I valori messi in evidenza sono quelli obbligatori (nome prodotto, aliquota IVA e prezzo principale), questo significa che sarebbero sufficienti per un'importazione molto basilare.
Per una maggiore comprensione trovi in allegato, in fondo alla presente guida, il file utilizzato per questo esempio, denominato "Importazione semplice prodotti". Può essere utilizzato come file di riferimento per la propria importazione.
Opzionalmente è possibile indicare anche la chiave primaria da utilizzare, utile esclusivamente se si intende aggiornare delle anagrafiche già presenti nella app.
In caso di nuovi elementi puoi saltare questo punto.
Se alcun degli elementi importati dovessero essere già presenti è possibile decidere il comportamento da tenere secondo le opzioni proposte nel campo "In caso di elemento già esistente":
Completati questi passi premere in alto a destra per proseguire.
Nella fase successiva viene richiesto di assegnare un nome all'importazione.
Inserito il dato obbligatorio si potrà proseguire selezionando nuovamente . A questo punto verrà avviata l'importazione dei dati.
Anche questa schermata è suddivisa in colonne, vediamo di seguito cosa rappresenta ogni elemento:
| Stato | Indicato lo stato di avanzamento dell'operazione. L'icona |
| Nome | Il nome fornito durante l'operazione immediatamente precedente |
| Esecuzione | Data e ora in cui è stato effettuato il processo |
| Tipo | La tipologia di importazione effettuata (es. prodotti, o giacenze di magazzino) |
| Elementi | Numero di elementi presenti all'interno della lista importata |
| Importati | Elementi correttamente caricati |
| Errori | Elementi non importati a causa di eventuali errori di compilazione |
L'icona alla destra della riga permette di accedere ad una serie opzioni aggiuntive.
Di seguito viene spiegata ogni funzione nel dettaglio:
| Scarica originale | Permette di effettuare il download del file originariamente importato |
| Scarica errori | Dà la possibilità di verificare quali siano stati gli errori riportati in fase di importazione. Un file in formato CSV riporterà la descrizione dei prodotti errati e delle relative motivazioni |
| Scarica log tecnico | Un report utile per l'assistenza in caso di errori di particolare entità |
| Duplica | Permette di ritornare alla fase di importazione del file, mantenendo le caratteristiche dell'importazione precedente. Utile dopo aver corretto il documento. In questo caso l'associazione con i valori verrà mantenuta |
Per avere un'idea generale di un'importazione più complessa, riportiamo in allegato alla presente guida il file denominato "Importazione articolata prodotti", all'interno del quale vengono riportati alcuni prodotti di esempio con una serie di informazioni opzionali. Sulla seconda scheda dello stesso file sarà presente una breve descrizione di tutti i campi associabili sull'applicazione, relative caratteristiche e link alle guide associate per ulteriori approfondimenti.
IMPORTAZIONE MOVIMENTI DI MAGAZZINO
In questo secondo caso i valori obbligatori per l'importazione sono lo SKU (eventualmente l'ID prodotto) e le quantità da modificare. A proposito di quest'ultimo dato, la movimentazione effettuata prevede un carico, o uno scarico rispetto alla giacenza attuale. Pertanto la quantità verrà sommata, se il valore riportato nel file è positivo, sottratto se la quantità risulterà essere negativa (es. -60).
Anche per questa seconda tipologia di importazione riportiamo in allegato, in fondo alla presente guida, il file utilizzato per l'esempio riportato nell'immagine sopra, denominato "Importazione semplice movimenti".
Le operazioni da seguire per il completamento del processo sono identiche a quelle descritte in precedenza per l'importazione dei prodotti.